Autenticación móvil, el futuro del transporte empresarial

Son muchas las ventajas que un servicio de transporte empresarial puede ofrecer a las organizaciones, sobre todo a aquellas que por su naturaleza de negocio tienen sus sedes de operación ubicadas en áreas alejadas de los centros urbanos, como las minas, los puertos, plantas automotrices o campos petroleros por citar algunos ejemplos.

La optimización de los tiempos de traslado de los colaboradores, la disminución de los niveles de estrés ocasionados por la congestión del tráfico vehicular y la reducción del riesgo de sufrir accidentes de tránsito en la ruta hacia la sede, se pueden mencionar entre los beneficios de contar con el servicio de transporte empresarial.

Sin embargo, este servicio acarrea sus propios desafíos que, en caso de no ser atendidos, podrían causar más problemas de los que soluciona.

Por ejemplo, en términos de seguridad, es prioritario garantizar que solo el personal autorizado utilice el servicio, dado que ante un eventual accidente viajar con personas no autorizadas podría acarrear serios inconvenientes para la empresa, puesto que la responsabilidad recae sobre la compañía.

Por otro lado, en términos de logística, es relevante evitar embotellamientos en el portal de ingreso cuando lleguen todos los trabajadores a la misma hora, para optimizar tiempos y recursos.

Pues bien, hoy en día existe tecnología de autenticación móvil que aplicada a los servicios de transporte, puede ayudar a las organizaciones a resolver estos desafíos, además de apoyar otros procesos logísticos.

El aplicativo Alutel Mobile y su módulo transporte, cuenta con múltiples funcionalidades que garantizan un recorrido eficiente y seguro, al implementar un control de acceso móvil dentro del autobús.

Esta aplicación instalada en la Tablet RAGTAB, propia de Alutel Mobility, convierte este dispositivo en un verdadero lector móvil potable capaz de leer credenciales de identificación tanto físicas (tarjetas), como digitales, (credenciales alojadas en los teléfonos móviles), dado que cuenta con un módulo integrado OEM de HID capaz de reconocer la mayoría de tecnologías RFID del mercado, además que permite efectuar lecturas por medio de código QR o ingresando un número de identificación.

Adicionalmente, este dispositivo móvil puede usarse en modo off line, lo cual es bastante conveniente para realizar el proceso de autenticación de manera remota en sitios que por su ubicación geográfica no cuentan con conectividad, para luego validar la información con el sistema central cuando se cuente con una conexión estable de internet o datos de telefonía mediante SIM.

Estos lectores móviles se comunican con la base de datos del sistema de control de acceso propio de cada empresa, lo que permite que los empleados puedan ser autenticados desde el momento en que abordan el bus de la compañía, evitando así aglomeraciones en el área de ingreso y, de paso, garantizando que personas externas a la compañía no hagan uso del servicio de transporte, lo que fortalece los niveles de seguridad.

Adicionalmente, esta tecnología también puede emplearse para diferentes tipos de beneficios como los siguientes:

1. Crea Zonas Virtuales

Conocer de manera detallada el recorrido del bus que transporta a los empleados convierte el viaje en uno seguro. Zonas Virtuales, una funcionalidad de la aplicación Alutel Mobile, permite monitorear en tiempo real el trayecto del vehículo.

Tras definir la ruta en un mapa virtual que cumpla con el itinerario para el transporte de los empleados, se da seguimiento al bus mediante las cercas virtuales generadas y cada vez que este pasa por una, se asegura que su recorrido sea efectivo. Si por el contrario tiene algún percance, puede vigilar el cumplimiento del trazado asignado.

Así, esta solución brinda la oportunidad de generar eventos cuando el vehículo pasa por determinada calle o región, sin contar con instalaciones físicas para este fin, al funcionar con el GPS de los dispositivos móviles asignados que generan una alerta cuando cruzan por las zonas creadas con anticipación de manera virtual.

De igual manera, al integrarse con diversos sistemas de control de acceso, esta característica ofrece la posibilidad de brindar información sobre eventos diferidos, como cuántas personas subieron al bus, cuándo llega el bus a una zona en particular y qué cantidad de personas ingresaron en esa zona.

2. Previene viajes adicionales

En una compañía con turnos cambiantes, es posible que en algún momento un trabajador se dirija hacia la empresa en una jornada que no le corresponde, ya sea porque es su día de descanso o porque no tuvo en cuenta el cambio de horario de sus actividades.

La aplicación Alutel Mobile autentica a la persona en el momento en que sube al vehículo y acepta o no su presencia de acuerdo al horario del empleado. Además, tiene la capacidad de resguardar el historial de la ruta, incluso si no se cuenta con conexión a internet o de datos. Cabe destacar que debido a la capacidad de integración con software de terceros vía API, Alutel Mobile se conecta y sincroniza permanentemente en tiempo real con la base de datos, el software y las plataformas que utilicen las compañías, lo que favorece su aplicación y facilita al personal de seguridad su manejo.

3. Evita interrupciones de procesos por ausencia de personal

Los diferentes departamentos de una empresa pueden tener problemas si se llega a presentar una inasistencia, a no ser que se pueda actuar a tiempo desde el momento en que se detecte que el empleado no abordó el transporte.
Esta solución permite proceder sobre esa contingencia, al notificar la presencia o no del personal desde el punto de partida del autobús gracias a la autenticación del empleado desde que aborda el bus.
De esta forma, se automatizan los procesos determinando durante el trayecto quiénes asistirán y permitiendo una mayor ventana de maniobra al responsable de cada área con información precisa de las personas que lo acompañarán ese día.

4. Permite la asignación de asientos

Por medio de Alutel Mobile y su módulo transporte es posible asignar asientos a los empleados al interior del bus, para tener una identificación plena de quién lo ocupa en caso de alguna emergencia, o para favorecer el viaje de personas con limitaciones físicas o mujeres en estado de gestación.

En épocas de contingencia como la ocasionada por la covid-19, esta función es conveniente para tener un mayor control de la trazabilidad y así identificar de manera continua a quienes tuvieron contacto con un caso positivo, para de esta manera cumplir con las recomendaciones de las autoridades sanitarias.

UPM, un caso de éxito

UPM, empresa de origen finlandés líder en el sector de la bioindustria, la cual cuenta con 54 plantas de producción y más de 19.000 empleados alrededor del mundo, en una de sus sedes ubicada en Fray Bentos, Uruguay, destinada a la producción de celulosa, enfrentaba un gran desafío para autenticar a sus empleados en el momento de ingresar a las instalaciones.

Existía una dificultad en el proceso de identificación y era que los empleados tenían que descender del transporte en el área de ingreso, la cual se ubica a un kilómetro y medio de los puestos de trabajo, para pasar por los torniquetes, uno por uno, y luego abordar de nuevo el vehículo para continuar con el recorrido, en muchos casos bajo condiciones de lluvia o mal tiempo.

Si se tiene en cuenta que cientos de colaboradores ingresan diariamente a la planta, era inevitable que se formaran embotellamientos en el área de registro, lo que se traducía en pérdida de decenas de horas de trabajo al año, claramente en contravía de la productividad y eficiencia de la planta.

Es así que sus directivos decidieron incorporar una solución que les permitiera autenticar a los empleados directamente en los buses que los transportan, dado que la gran mayoría de sus trabajadores ingresan a las instalaciones por este medio.

Con el aplicativo Alutel Mobile, los empleados de UPM ya no tienen que descender de los vehículos y pasar por los torniquetes para registrar su ingreso. Ahora, desde el interior de los buses, el encargado pasa por los asientos autenticándolos al instante, validando la identidad y registrando la llegada del personal, lo que se traduce en ahorro de tiempo para la compañía.

La solución de lectores móviles se integra con diferentes plataformas de control de acceso de primera línea como la que posee UPM. Es así como el usuario pasa la tarjeta de identificación por la tableta y el dispositivo reconoce si la persona puede entrar o no mostrando una visual verde o roja según el caso. Además, muestra la foto del usuario para evitar una posible suplantación de identidad y guarda la posición de GPS.

El lector es bastante intuitivo, la pantalla tiene dos botones, uno para generar eventos de entrada y otro para los de salida; cuando se presiona el de entrada pide que pase la tarjeta (el dispositivo verifica que la tarjeta esté registrada en el sistema) y presenta la información de la persona.

En la actualidad, el sistema de autenticación en la planta de UPM registra miles de eventos por mes, dejando en el pasado los problemas de atasco al ingreso de una de las más importantes sedes de la multinacional, lo que favoreció las gráficas de productividad.

Contacto:

Alutel Mobility (https://www.alutelmobility.com/)
Victor Galvis
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