Tenga en cuenta la cultura de su empresa al instalar entradas de seguridad

Fuera del rendimiento, el retorno de la inversión, la capacitación y el servicio, este factor es decisivo para seleccionar la solución ideal.

Cuando decida qué tipo de entrada instalar en sus instalaciones, lo más probable es que tenga en cuenta la estética y la seguridad. Ninguno de estos factores importantes deben pasarse por alto dado que todos tienen un efecto significativo en el rendimiento de sus entradas una vez que se instalan.

Sin embargo, hay otro factor clave que influye fuertemente en el éxito de su proyecto y en qué tan bien sus nuevas entradas de seguridad son adoptadas por su fuerza laboral. Ese factor es la cultura.
Los valores, ambiente y personalidad de su organización.

La cultura es una parte de cualquier otro factor de decisión al seleccionar una solución de entrada. Antes de que su instalador o fabricante haga sus recomendaciones, debe considerar y comprender los valores, el ambiente y la personalidad de su organización y personal. Debe hacer preguntas tales como:

1. ¿Qué tan significativo es el cambio de las entradas actuales a las entradas de seguridad?
2. ¿Han usado los empleados entradas de seguridad en el pasado?
3. ¿Cómo reaccionan típicamente los empleados a este tipo de cambio?
4. ¿Qué pasos se planean para lograr la aceptación de los empleados?
5. ¿Cuándo y cómo comunicará usted próximos cambios?
6. ¿Hay alguna necesidad especial entre la población del personal? Estos pueden incluir personas mayores, animales de servicio o usuarios discapacitados.
7. ¿Qué tan involucrados estarán en el proceso de decisión los empleados?
8. ¿Todos los interesados (incluyendo el administrador de la instalación que será el propietario de las entradas una vez instaladas) serán parte del proceso de decisión?

Mejorar la transición con capacitación
Otro paso importante que puede tomar para facilitar la transición es capacitar a su personal sobre cómo usar las nuevas entradas de seguridad, tanto antes como después de la instalación. Debido a que la seguridad en el lugar de trabajo es un tema tan importante en este momento, tiene sentido discutir las nuevas entradas en el contexto de ayudar a mantener un ambiente más seguro.

Evitarán la entrada de personas violentas, disminuirán el robo y, sobre todo, promoverán una mayor tranquilidad durante la jornada laboral. Si puede ayudarlos a tomar control de su propia seguridad de una manera responsable, ha logrado mucho más que solo una fuerza de trabajo que cumple con los requisitos.

Al comunicarse a tiempo y con frecuencia con su personal, puede aliviar una gran parte de la ansiedad y la preocupación que rodea a un cambio significativo en el entorno laboral. Considera a tus empleados; ¿a qué tipo de comunicaciones responden mejor? Algunas sugerencias para educar al personal sobre los beneficios de las nuevas entradas incluyen:

Correos electrónicos
Por lo general, usted comunicaría un mensaje general con 2-3 meses de anticipación y luego brindaría información más específica (por ejemplo, los impactos en la salida de incendios, usando ciertas entradas durante la construcción) más cerca de la fecha de instalación.

Reuniones
Programe reuniones grupales para anunciar los fundamentos de una mayor seguridad, estadísticas sobre delitos, los nuevos cambios de seguridad que se avecinan, muestre todos los dibujos/fotos de las nuevas puertas/torniquetes, así como los videos de orientación disponibles del fabricante. Estas reuniones son una excelente manera de responder directamente las preguntas y abordar las inquietudes de los usuarios.

“Feria” de seguridad
Si está implementando una gran cantidad de cambios nuevos, como un nuevo sistema de control de acceso, un nuevo servicio de vigilancia y entradas de seguridad, puede considerar organizar una “feria de seguridad” en un día determinado y hacer que los diferentes proveedores vengan por un día con pantallas en la mesa para reunirse con los empleados y responder preguntas durante su almuerzo. Esta podría ser una excelente manera de romper el hielo en una organización grande.

Videos de orientación
Haga que los videos de orientación para el usuario (proporcionados por el fabricante) estén disponibles de varias maneras, por ejemplo:
• En el sitio de intranet.
• Monitores en áreas públicas: salones, cafetería, pasillos, etc.
• Envíe a todo el personal en archivos adjuntos de correo electrónico.

Embajadores
Inmediatamente después de la instalación, una vez que las puertas o los torniquetes estén operando, capacite a los “embajadores” sobre cómo usar la puerta/el torniquete. Haga que estas personas monitoreen y ayuden a los empleados durante las horas pico de tráfico. Si tiene miles de empleados, considere dividirlos en grupos e introduzca la nueva entrada a un grupo a la vez (Grupo A el lunes, Grupo B el martes, etc.).

Carteles de recordatorio
Coloque carteles de “pasos rápidos” para la educación del usuario junto a la puerta/torniquete durante algunas semanas para ayudar a los empleados a recordar los pasos básicos y las pautas; por ejemplo, “pararse frente al torniquete, pasar la insignia, esperar la luz verde y continuar”. Pregunte a su fabricante si le puede proporcionar estos o material gráfico.

Si bien siempre habrá personas que se resistan al cambio, al comunicarse de manera clara y abierta con su población puede facilitar enormemente la adopción y la satisfacción. Su capacidad de respuesta ante cualquier problema o queja que surja durante y después de la implementación es igualmente fundamental para el éxito final de la instalación.

Hemos visto miles de implementaciones exitosas de entradas de seguridad, y en cada situación una comprensión profunda de la cultura, combinada con una buena comunicación entre la gerencia y el personal, hecha para la transición más efectiva.

Para obtener información adicional, póngase en contacto con:

Tracie Thomas
Vicepresidenta de mercadeo
E: tracie.thomas@boonedam.com

Contacto con medios
Julián Arcila
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